Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Kata Pengantar

Dengan memanjatkan Puji dan Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat mennyelesaikan penyusunan Makalah softskill.

Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih banyak kepada semua pihak yang telah membantu. Semoga dengan adanya makalah ini bisa membantu dan memberi informasi yang berguna untuk kita semua.

Penulis sepenuhnya menyadari bahwa pada penulisan makalah ini masih jauh dari sempurna maka dari itu penulis menerima segala kritik dan saran.

BAB I

Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

1. 1 PENDAHULUAN

 A. LATAR BELAKANG

Dalam organisasi membutuhkan suatu manajemen yang baik dan seorang manajer untuk mengarahkan anggotanya mengerjakan tanggung jawabnya masing-masing sesuai dengan prosedur, pada perusahaan yang berskala kecil fungsi manajer hanya dalam lingkup yang sempit sedangkan pada perusahaaan yang berskala besar fungsi manajer berbeda-beda sesuai dengan devisi masing-masing dan mempunyai tingkatan. Peran manajer sendiri sangat penting karena sebelum pimpinan tau apa saja aktifitas dari anggotanya maka menajerlah yang harus tau apa saja yang terjadi setiap kegiatan bahkan apabila terjadi konflik manajer juga harus bisa menjadi penengah.

Peran manajer juga harus fleksibel artinya harus bisa sebagai sumber informasi yang bisa menyebarkan berbagai info yang dibutuhkan oleh perusahaan atau dalam organisasi tersebut , selain itu juga manajer harus bisa mengambil keputusan ynag tepat untuk kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Manajer juga membuat perencanaan jangka panjang atau jangka pendek.

1. 1. 1 PEMBAHASAN

            B. Definisi dan Tingkatan Manajer

Manajer adalah seorang yang mempunyai tugas dan wewenang untuk mengatur dan memiliki tanggung jawab dalam suatu organisasi atau perusahaan, dalam hal ini manajer harus memiliki komunikasi atau hubungann yang baik terhadap anggota ataupun rekan lainnya sebagai dasar untuk memudahkan maksud dalam penyampaian informasi. Manajer dalam perusahaan besar atau perusahaan kecil intinya memiliki tugas atau tanggung jawab yang sama sebagi saran untuk menjadi penengah dari setiap aspirasi setiap individu dalam mencapai cita-cita perusahaan, dan biasanya dalam perusahaan besar fungsi manajer sesuai dengan tingkatannya.

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:

·Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah                    operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas                memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses      produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman)

·Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen         yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

·Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer.           Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan                     mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief               Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

C. Etika manajerial

Etika sangat dibutuhkan oleh siapapun karena dalam berperilaku papun kita mempunyai etika atau kode etik sebagai norma kesopanan. Etika manajerial adalah standar perilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka. Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin:

·                     Perilaku terhadap karyawan

·                     Perilaku terhadap organisasi

·                     Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya

D. Tugas Manager

Setiap jabatan mempunyai tugasnya masing-masing termasuk seorang manajer yang mempunyai tugas mengatur anak buahnya untuk melaksanakan tanggung jawabnya masing-masing.

Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :
• Bidang fungsional keuangan (Finance)
• Bidang fungsional jasa informasi (Information services)
• Bidang fungsional pemasaran (Marketing)
• Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)
• Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)
Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) :
1. Perencanaan (Planning)
2. Penataan atau pengorganisasian (Organizing)
3. Penyusunan Staf (Staffing)
4. Pengarahan (Directing)
5. Pengawasan (Controlling)
            Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

            Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh.

Untuk itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer (Henry Mintzberg : Managerial roles) :
• Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :
            Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial;
            Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta            memberikan dorongan dan motivasi.
            Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit, rekan               kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.
• Informational roles (aktivitas informasi) :
            Monitor (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit;
            Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di             dalam unitnya.

Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga kepada                      orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang disekitarnya.
• Decisional roles (aktvitas keputusan) :
             Entrepreneur (wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen          pada unit, misal : mengubah struktur organisasi;
            Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada kejadian-kejadian           tidak terduga.
            Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan pengeluaran                 unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit bawahannya;
            Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di dalam unitnya        maupun antar unit dan lingkungannya.

 
                        Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :
1. Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa berkomunikasi           dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam perusahaan, dan         orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu             paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.
2. Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan yang     mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah,     manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaiu tindakan           memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat             keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.

Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu
1. Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer,        kemampuan menggunakan komputer, dll.
2. Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi, dan         bagaimana berbagi informasi, dll.

E. Peranan manajer dalam pengelolaan konflik dalam organisasi

Dalam upaya penanganan konflik sangat penting dilakukan, hal ini disebabkan karena setiap jenis perubahan dalam suatu organisasi cenderung mendatangkan konflik. Perubahan institusional yang terjadi, baik direncanakan atau tidak, tidak hanya berdampak pada perubahan struktur dan personalia, tetapi juga berdampak pada terciptanya hubungan pribadi dan organisasional yang berpotensi menimbulkan konflik. Di samping itu, jika konflik tidak ditangani secara baik dan tuntas, maka akan mengganggu keseimbangan sumberdaya, dan menegangkan hubungan antara orang-orang yang terlibat.

Untuk itulah diperlukan upaya untuk mengelola konflik secara serius agar keberlangsungan suatu organisasi tidak terganggu. Stoner mengemukakan tiga cara dalam pengelolaan konflik, yaitu:

merangsang konflik di dalam unit atau organisasi yang prestasi kerjanya rendah karena tingkat konflik yang terlalu kecil. Termasuk dalam cara ini adalah:

1) minta bantuan orang luar

2) menyimpang dari peraturan (going against the book)

3) menata kembali struktur organisasi

4) menggalakkan kompetisi

5) memilih manajer yang cocok

  Menyelesaikan konflik metode penyelesaian konflik yang disampaikan Stoner adalah:

 1) dominasi dan penguasaan, hal ini dilakukan dengan cara paksaan, perlunakan,   penghindaran, dan penentuan melalui suara terbanyak.

 2)  kompromi

 3)  pemecahan masalah secara menyeluruh

F. Peran manajer

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu:

1. Peran antar pribadi

Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat      seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah,           pemimpin, dan penghubung.

1. Peran informasional

Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran             sebagai juru bicara.

1. Peran pengambilan keputusan

Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

1. 1. 2 Kesimpulan

Bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

Peran manajer dalam mengelola konflik dalam suatu organisasi itu sangan penting diantaranya:

1.  Manajer sebagai mediator dalam memecahkan masalah

2.  Manajer sebagai konsultan terhadap bawahan

3.  Manajer sebagai motivator terhadap organisasinya

4.  Manajer mempunyai peran penting dalam pengambil keputusan

5. Seorang manajer diharuskan bisa menguasai semua permasalahan dan dapat diselesaikan dengan musyawarah dan pemikiran yang baik sebelum memutuskannya.

Selain itu seorang manajer juga diharapkan bisa menjadi teman sekaligus sebagai orang tua dalam organisasi sehingga dengan keadaan seperti itu perkembangan organisasi bisa diciptakan dengan baik dan dapat mewujudkan apa yang menjadi visi dan misi dalam organisasinya.